Vade mecum - Participer à un groupe de travail

Vade mecum des groupes de travail - adopté par l’AG du 30 juin 2020

Qu'est-il attendu de moi en tant que contributeur à un groupe de travail ?

Chaque membre de l’association doit contribuer au travail collectif et chaque contributeur a vocation à devenir membre de l’association. Les membres ont donc vocation à s’engager activement dans les groupes de travail.

Tous ceux et celles qui participent aux groupes travaillent personnellement et s’investissent dans l’avancée des travaux collectifs par leur contribution à la production de données, leur analyse, et au débat en général. "Il n'y a pas de passagers à bord de ce bateau".

La posture de contributeur qui est attendue dans les groupes de travail s'aligne sur les principes suivants :

  • Les groupes sont autonomes dans la détermination de leur méthode de travail, et peuvent procéder par tâtonnements et ajustements collectifs pour produire. Ils accueillent la controverse, organisée autour de la discussion, de la réfutation ou de l’acceptation des idées débattues.

  • Les groupes respectent un principe de délibération collective qui prévaut dans les espaces de recherche.

  • Les règles de cette délibération collective sont respectées par tous, chacun s’attachant à la dimension démocratique de la recherche, et aucun des membres ne peut se prévaloir d’une position d’autorité dans ces débats.

Concrètement, il est attendu de moi :

  • la réponse aux mails d'invitation aux séances du groupe si l'on est empêché d'y participer ;

  • la présence aux séances de travail (y compris à distance) ;
l'écoute attentive et bienveillante des autres ;

  • l'entretien d'un climat inclusif et favorable aux échanges ;

  • le partage de ses réflexions et expériences susceptibles de faire avancer la réflexion du groupe ;

  • le respect des règles de la prise de parole en collectif (demander la parole, ne pas monopoliser la parole...) ;

  • la contribution à la prise de notes pendant la séance ;

  • la contribution à la rédaction des documents du groupe.

Les groupes informent le comité d’animation de leurs travaux et font un rapport de présentation à l’AG qui a vocation à nourrir le rapport d’activité de l’association.

Le soin et les efforts de documentation des travaux ne sont pas à la charge des seuls animateurs du groupe de travail, mais bien de l'ensemble de ses contributeurs, qui s'organisent en conséquence.

Dois-je adhérer à l'association pour participer à un groupe de travail ?

Après deux séances en tant qu'invité dans un groupe de travail, j'exprime mon souhait de poursuivre, ou non, auprès des animateurs du groupe de travail et donc mon souhait d'adhérer à l'association. Ces derniers informent le CA de ma demande d'adhésion de l'association. Le parrainage par deux membres du CA est prévu dans les statuts pour devenir adhérent de l'association.

Chaque année, les membres de groupes de travail sont invités à renouveler leur adhésion à l'association.

Les groupes peuvent décider d’inviter des personnalités qui sont invitées des groupes sans vocation à adhérer, à la discrétion des animateurs.

Comment puis-je accéder aux documents du groupe de travail ?

Ma demande d'accès à l'espace NextCloud correspondant à mon groupe de travail est validée par l'animateur de chaque groupe et activée par le responsable du système d'information, après mon adhésion à l'association.

Je bénéficie d'une documentation et d'un accompagnement à la prise en main de NextCloud proposé par le responsable du système d'information et je me conforme aux règles de travail collaboratif mises en place dans l'association (nommage des fichiers, typologie de documents...).

Quel est le rôle des animateurs du groupe de travail ?

L'animateur ou les animateurs du groupe de travail prennent soin du climat de travail contributif du groupe et du dynamisme de ses activités.

Il et elle veille à :

  • informer le CA de nouvelles demandes d'adhésion à l'association exprimées par de nouveaux participants à leur groupe de travail ;

  • informer les membres du groupe des prochaines réunions ou étapes de travail ;

  • faciliter les échanges lors des rencontres ;

  • favoriser la contribution de chacun des membres du groupe de travail ;

  • accueillir la diversité des points de vue ;

  • ne pas se prévaloir d’une position d’autorité dans les débats ;

  • organiser avec les membres la bonne documentation des travaux du groupe sur NextCloud et la production du rapport de présentation à l'AG ;

  • soutenir la qualité des comptes-rendus ;

  • faire le lien avec le CA.

Ils et elles ont autorité pour

  • valider les demandes nominatives d'accès au NextCloud du groupe de travail ;

  • arrêter les dates des réunions ;

  • valider les comptes-rendus et le rapport de présentation à l'AG ;

  • demander une médiation en cas de conflit ou de comportement nuisant au climat de travail du groupe ;

  • définir les périmètres de publication des travaux du groupe, en suivant les délibérations internes au groupe de travail.

Les animateurs sont régulièrement invités à participer aux comités d'animation élargis de La Coop des Communs.

Puis-je m'exprimer publiquement au nom de mon groupe de travail ou de La Coop des Communs ?

La parole de chacun est libre au sein du groupe.

Je peux dire que je participe aux travaux de tel ou tel groupe de La Coop des Communs et que tel ou tel point y est abordé.

Je ne peux m'exprimer au nom du groupe ou de La Coop que si j'en ai reçu le mandat.

Quel est le statut des productions écrites de La Coop des Communs et de mon groupe de travail ?

La Coop des Communs se veut elle-même une figure du commun. Elle a produit une politique pour la gestion des droits sur les productions de ses membres : Coopyright.

Productions publiées sur le site de l'association

Tout ce qui est publié sur le site de La Coop des Communs peut être utilisé dans le cadre de la licence Coopyright.

Productions (terminées et intermédiaires) du groupe de travail

Chaque groupe délibère dès sa constitution sur les conditions d’accès aux productions terminées et de leur partage éventuel. A terme, les productions (de toute nature) de La Coop des Communs doivent pouvoir être accessibles. Les étapes intermédiaires posent des questions d’accès différentes qui relèvent de l’équilibre dans l’environnement de travail.

La production du groupe de travail n'est pas signée par un certain nombre de gens, c'est une production collective. Elle mentionne la composition du groupe. Elle peut mentionner l’existence de désaccords et leur nature.

Lorsqu’un outil, une méthodologie, une grille de questionnement, une analyse ou un texte... sont produits dans le cadre du groupe de travail, s’appliquent les principes du Coopyright conçus pour La Coop des Communs adaptés en tant que de besoin, avec une attribution de la paternité au groupe de travail (défini comme l’ensemble des contributeurs effectifs au groupe).

Les comptes-rendus de séances peuvent être utilisés par les membres pour les besoins internes des organisations auxquelles les membres appartiennent.

Productions apportées par les membres

Les participants aux groupes de travail s'engagent à :

  • respecter les éventuelles demandes de confidentialité relatives aux cas présentés et

    partagés au cours des travaux ;

  • respecter les règles posées concernant l’usage et l’utilisation des outils,

    méthodologies, grilles d’analyse, documents ;

  • prendre soin de demander au(x) concepteur(s) les conditions de partage, d’usage

    ou d’utilisation qu’ils souhaitent voir appliquer à leurs outils,méthodologies, grilles et

    documents présentés ou utilisés dans les travaux du groupe lorsque ces indications

    font défaut.